Like a Boss

Plánovacia porada

60 MINÚT
5–10 ĽUDÍ

Ako sa vyhnúť tomu, aby sa porada zmenila na hľadanie strateného času? Starostlivou prípravou a dodržiavaním zopár užitočných zásad.

  1. Je porada skutočne nevyhnutná? Nemá cenu zvolávať míting, z ktorého by väčšina účastníkov odchádzala s pocitom, že premárnili svoj čas. Pokiaľ ide o zmenu v pláne či prerozdelenie úloh vyriešiteľné v priebehu piatich minút alebo jedným odkazom, poradu nezvolávajte. Radšej obíďte pár ľudí pri ich stoloch alebo pošlite zdieľaný dokument prostredníctvom aplikácie určenej pre tímovú prácu.
  2. Keď už je potrebné zvolať tím, musí byť porada efektívna. To znamená dokonale pripravená, štruktúrovaná a s jasne daným cieľom. Treba rozdeliť úlohy a termíny? Sústreďte sa len na to. Musíte vyriešiť problém, ktorý sa vyskytol v už rozbehnutom pláne? Nezaoberajte sa ničím iným. Ide "len" o priebežnú kontrolu plnenia? Zabráňte pokusom o odbočenie k nepodstatným záležitostiam, ako sú nepohodlné stoličky v kanceláriách, nevyhovujúci hardvér alebo neporiadok v spoločnej chladničke.
  3. Vyberte správneho lídra. Vedúci tímovej porady je zásadná postava. Ak sú vaše prednosti vo vyjednávaní s klientmi alebo vymýšľaní firemnej stratégie, ale motivácia a aktivizácia ľudí na poradách vám robí problémy, netlačte sa do toho za každú cenu. Mali by ste ale mať takého charizmatického lídra pod sebou. On by mal poznať ciele, detaily stratégie a potom poradu viesť. Dôležité je vedieť prijať rozhodnutie, s ktorým budú všetci v tíme spokojní a budú ho brať za svoje.
  4. Porada by mala byť čo najproduktívnejšia a zároveň čo najkratšia. Isteže, s časom na diskusiu je potrebné počítať, ale prečo začínať voľnú diskusiu nad kávou a koláčikmi a končiť rozhovorom pri spoločnom obede. Nie každý chce alebo môže takto tráviť pracovné dopoludnia.

Sheryl Sandberg, prevádzková riaditeľka Facebooku, si napríklad pochvaľuje dve pravidlá svojho šéfa Marka Zuckerberga, ktoré výrazne zvýšili efektivitu porád v ich spoločnosti:

"Vždy mať od ľudí nejaké materiály v predstihu, aby sa spoločný čas dal využiť na diskusiu. A tiež mať jasný cieľ porady – chceme dospieť k rozhodnutiu alebo len debatovať?"

Príprava na poradu sa netýka len vedenia, pripravení by mali byť všetci hráči v tíme. Termín a časový plán mítingu by mal vyhovovať všetkým kľúčovým ľuďom, takže je potrebné ho stanoviť s dostatočným predstihom, aby si všetci stihli prispôsobiť svoj pracovný harmonogram. Dodržujte stanovený začiatok a koniec. Ak už nevyhnutne potrebujete poradu natiahnuť, spýtajte sa zúčastnených, či by im neprekážalo napríklad 20 minút navyše. A potom naozaj po 20 minútach skončite. Obsah a cieľ porady by mali všetci poznať vopred, aby sa mohli pripraviť a nemali potom problém, keď budete vyžadovať ich dodržiavanie.

Vyčleňte si čas navyše, počas ktorého vopred pripravíte miestnosť. Ak neviete, či zvolené priestory niekto nevyužil napríklad večer pred vašou schôdzou, je dobré ešte pred poradou miestnosť skontrolovať, overiť správne zapojenie projektora a ďalších pomôcok, ktoré chcete využiť. Aj samotná voľba miestnosti môže ovplyvniť efektivitu porady. Kým pre krátku informatívnu schôdzku alebo tímový brainstorming môžete využiť sedacie vankúše okolo kávovaru, na plánovaciu poradu sa viac hodí zasadačka vybavená potrebnou technikou.

"Tímy sú dnes stále dynamickejšie, ľudí v nich je viac a nepôsobia len na jednom mieste. Pre firmy je tak výhodné kombinovať skutočné miesta s virtuálnymi," hovorí Peter Sakala, odborník spoločnosti Cisco. "Moderné nástroje na spoluprácu ako napríklad služba Cisco Spark, umožnia spájať ľudí, ktorí sú fyzicky prítomní s tými, ktorí sa osobne zúčastniť nemôžu," hovorí. Platforma Cisco Spark navyše využíva moderný spôsob pripojenia pomocou ultrazvuku, takže odpadajú starosti s káblami a nekompatibilnými konektormi - aplikácia Spark sa pripojí automaticky.

Na škodu pri poradách nie je ani občerstvenie, ale nepreháňajte to s ním. Desiatu si dá po mítingu každý podľa svojho.

Aj takáto stratégia môže pomôcť, aby čas vymedzený pre poradu nedopadol takto:

Ďalšou podstatnou podmienkou pre efektívnu poradu je zloženie tímu. inšpiratívny "zákon" vyhlásil v Amazonu jeho zakladateľ Jeff Bezos. Hovorí mu „pravidlo dvoch pízz“. Znie jednoducho:

„Nikdy neusporiadaj poradu, na ktorej by sa z dvoch pízz nenajedli všetci.“

Teda: Robte porady len v prípade nevyhnutnosti a v malých tímoch. Platí to, či už máte na stole sušienky, pizzu, alebo koláče.

Viac hláv viac rozumu? Teoreticky áno, ale v praxi to tak dobre nefunguje. Všeobecne totiž platí, že čím viac ľudí na schôdzke, tým menej bude produktívna. Jej účastníci budú skôr prikyvovať názorom ostatných, než aby vyjadrili vlastné nápady.

Čím väčší tím, tým viac sa členovia prehnane spoliehajú na jeho silu a majú tendencie podceňovať množstvo času potrebného na dokončenie nejakej úlohy. Dokázal to aj výskum expertov na Univerzite v Severnej Karolíne. Priamu úmernosť medzi počtom ľudí v tíme a rýchlosťou i efektivitou pri plnení úloh dokazovali na sérii experimentov, počas jedného z nich nechali dve skupiny skladať rovnakú stavebnicu lega. Dvojčlenný tím ju zložil za 36 minút, štvorčlenný už potreboval 52 minút, teda o 44% viac času.

Psychologička Jennifer S. Mueller počas výskumu na Pensylvánskej univerzite študovala vplyv veľkosti tímu na psychiku jeho členov. Skúmala psychický stav 200 vedeckých pracovníkov rozdelených do tímov od troch do 19 členov. Aj jej práca ukázala, že jednotlivec sa cíti a funguje horšie vo väčších pracovných skupinách.

„Vo veľkých tímoch boli ľudia stratení. Nevedeli, na koho sa obrátiť, ak potrebovali pomoc. Nepoznali ostatných členov dosť dobre. Navyše si neboli istí, že by im ostatní vôbec chceli pomôcť, alebo že by na to mali čas. Na lídra tímu sa zase nechceli obracať, aby to nevyzeralo, že zlyhali. Vo veľkých tímoch ľudia nemajú čas ani energiu, aby nadviazali vzťahy, ktoré pozitívne ovplyvňujú produktivitu práce,“ opisuje Mueller.

Rada teda znie: rozdeliť veľký tím do menších skupín, ktoré budú plniť čiastkové úlohy. Na hlavnú plánovaciu poradu pozvať ich lídrov a delegovanie zadaných cieľov do jednotlivých nechať už na nich.

Takéto rozdelenie potom samozrejme vyžaduje aj rozfázovanie čiastkové kontrolu. Ani kvôli nej ale nie je vždy nutné zvolávania poradu. Pokiaľ bude celá firma využívať niektorú z moderných aplikácií priamo určenú pre efektívnu tímovú spoluprácu, bude práca jednotlivých tímov zdieľaná a pod kontrolou kedykoľvek a odkiaľkoľvek.

„Výhodou platformy Spark je, že ponúka pracujúcim prirodzený nástroj, ktorý sa nemusia učiť používať. Zároveň im umožňuje držať celú súvisiacu komunikáciu na jednom mieste," vymenúva niektoré z predností platformy Peter Sakala. Členovia tímu môžu navzájom medzi sebou zdieľať dokumenty, diskutovať alebo sa pomocou videohovorov spájať s neprítomnými kolegami. Ak do tímu niekto pribudne, okamžite získava prístup k celému repozitáru informácií, ktoré potrebuje. "Efektivitu poradám pridá aj interaktívna tabuľa Cisco Spark Board. Okrem bezdrôtového prezentovania obsahu, či videokonferencie v najvyššej obrazovej a zvukovej kvalite ponúka napríklad aj možnosť priamo kresliť na obrazovku a deliť sa tak o nápady. Všetko v rámci jednej aplikácie," dodáva odborník spoločnosti Cisco.