Like a Boss

One-to-one míting

20–60 MINÚT
2 ĽUDIA

Pohovor zoči-voči je jedným zo základných nástrojov vedenia ľudí. Ide tu predovšetkým o nastavenie úloh, zlepšenie práce vášho pracovníka, udržanie si autority, motiváciu spolupracovníkov či identifikáciu problémov v tíme.

One-to-one mítingy patria medzi typy pohovorov, na ktorých sa najlepšie naučíte viesť ľudí. Ide o to, stať sa pre nich vzorom, ktorý budú chcieť nasledovať. Správne vedené a pravidelne sa opakujúce osobné stretnutia sú ideálnym nástrojom, ktorý u podriadeného neustále oživuje pocit, že je pre firmu a jej vedenie dôležitý.

Manažéri dosahujú najlepšie výsledky svojho tímu, ak zvolávajú osobné pohovory a reporty s pravidelnosťou jedného týždňa. Mnoho z nich ich však robí nesprávne a neštruktúrovane, pričom sa takáto neefektívna práca prenáša aj na ich podriadených a míňa sa účinku.

K základným chybám patrí ne/náročná agenda, nedostatočná príprava alebo vyhýbanie sa nepríjemným témam. Pre správne vedenie osobných pohovorov existuje niekoľko základných rád:

  1. Čas vždy na prvom mieste
    Dodržať čas porady so svojím podriadeným je naozaj jednoduché, a pritom úplne zásadné pravidlo. Bohužiaľ sa dosť často deje pravý opak. Ak prídete na schôdzku neskoro, okamžite a samozrejme vyvolávate pocit, že pre vás zamestnanec nie je dôležitý. Ani posúvanie a rušenie termínov nedávajú dobrý signál. Podobne sa potom postavia aj vaši podriadení k riešeniu úloh.
    Ak ste naopak dobre pripravení, dorazíte včas a máte jasný harmonogram stretnutí, bude to najefektívnejšie vynaložený čas. Nehľadiac na to, že tým dávate jasne najavo dôležitosť vášho zamestnanca. A verte, že s týmto vedomím sa mu potom o dosť lepšie pracuje.

    „Podriadený musí mať pocit, že je dosť času aj na citlivé otázky.“ - Andy Grove, zakladateľ spoločnosti Intel.
  2. Dialóg, nie monológ
    Mnoho manažérov nižšej a strednej úrovne degraduje pohovor s podriadeným (hlavne z dôvodu časového stresu) na obyčajné zadanie či kontrolu plnenia úloh – vzhľadom na to, že ide o primárny účel týchto stretnutí, je to celkom logické. Schôdzka ale nesmie byť čisto len monológ nadriadeného.
    Ak budete mať pri zadaní pripravené iba okruhy a váš podriadený si konkrétne úlohy stanoví sám (alebo v ňom aspoň vzbudíte tento dojem), máte vyhraté. Budete pôsobiť ako vnímavý šéf – mentor, ktorý správne sprevádza svojho zamestnanca. V konečnom dôsledku potom budete skôr než ako nepríjemný nadriadený pôsobiť ako partner a opora pre dosiahnutie cieľa. Zadanie preto bude váš podriadený plniť ďaleko presnejšie, pretože to nebudú vaše, ale jeho vlastné úlohy.

    Pri priebežnom alebo finálnom hodnotení už zadaných úloh je rovnako dôležité nechať zamestnanca opísať, ako sa mu na nich pracovalo a kde videl prekážky. To vám zároveň môže pomôcť odhaliť prípadné nesúlady v tíme.

    „Skvelí vodcovia sú skvelí poslucháči.“ - Malanie Whelan, CEO SoulCycle
  3. Sila miesta a prítomnosti
    Magická sila one-to-one mítingu spočíva predovšetkým v jeho bezprostrednosti. Nemal by sa konať niekde na chodbe počas piatich minút ani v spoločnej kancelárii medzi ostatnými. Lepšie je využiť voľnú zasadačku. Nemalo by vás vyrušiť nič - telefón by mal byť vypnutý a dvere zatvorené. Vďaka tomu máte istotu, že čas váš aj vášho podriadeného bude stopercentne využitý. Vyhraďte si na zamestnanca aspoň 20 minút, lepšie je ale počítať so štvrťhodinkou navyše, získate tým rezervu na neočakávané témy.
  4. Dodržujte zodpovednosť
    Po každej konzultácii by všetci mali mať pocit, že ich problémy boli vyslyšané. Zároveň musia mať jasno v tom, aké majú oni úlohy, kto je za čo zodpovedný a aký má termín na riešenie úlohy. To je, samozrejme, oveľa jednoduchšie stanoviť ako dodržiavať. Ale správny líder by mal ukázať, že práve on v tom má najlepší prehľad. Preto aj pri osobnom pohovore striktne dbajte na to, aby ste zamestnanca nehodnotili podľa výsledkov celého tímu alebo zmeškaných termínov iných ľudí v skupine.
    Ak si podriadený zo schôdzky odnáša nové úlohy alebo ste mu zmenili zadanie, presvedčte sa, že presne vie, o čo vám ide. Posledné minúty stretnutia by ste mali venovať zopakovaniu úloh, na ktorých ste sa dohovorili, a ich konečnému odsúhlaseniu.

    Pre tento krok môžete použiť aj e-mail odoslaný bezprostredne po porade. Pomôže vám to k dodržiavaniu termínov a postupu v práci. Existujú ale aj oveľa efektívnejšie moderné nástroje pre zadávanie, kontrolu a priebežné hodnotenie úloh, než je často neprehľadný e-mailový klient.

    Tie najlepšie platformy určené pre tímovú spoluprácu sa vedia prepojiť s kalendárom alebo samy plánovať schôdzky, bezpečne zdieľať dokumenty medzi jednotlivcami i v celých tímoch a spojiť ich členmi videohovorom alebo na integrovanom chate. Navyše sú potrebné dokumenty utriedené a ľahko dostupné z počítača, tabletu aj mobilu, odkiaľkoľvek práve treba.
  5. Vyššie spomenuté odporúčania by mali z pohovorov s vašimi zamestnancami urobiť ten najdôležitejší prostriedok k zvýšeniu efektivity vášho tímu aj vás samotných. Majte ale na pamäti, že každý človek je iný a každému bude sedieť iný spôsob riadenia takého pohovoru. Preto vždy voľte štruktúru, ktorá bude najviac vyhovovať vám.

Rada experta
Dobrý manažér pozná svoj tím a preferencie využívania komunikačných kanálov a nástrojov, pretože s jeho členmi komunikuje. Mnoho projektov zlyhá len preto, lebo dôležité informácie zaniknú v šume množstva komunikačných nástrojov. Mnohí lídri uspejú, pretože sa k nim včas dostanú signály, ktoré naznačujú potrebu vykonať určitú zmenu.

Recept je pritom jednoduchý. Pravidelné, hoci aj krátke osobné rozhovory manažérovi poskytnú potrebný prehľad a členom tímu zase platformu, kde môžu predkladať svoje názory a požiadavky.

Kým v analógovej minulosti bola organizácia takejto schôdzky otázkou šikovnej sekretárky alebo náhodného stretnutia na chodbe, dnes je to zložitejšie. Nie je ničím výnimočným, ak sa členovia tímu nachádzajú na rôznych miestach v rámci mesta, štátu či kontinentu.

Našťastie platforma Cisco Spark dokáže zmenšiť celý svet a priblížiť ho na dosah ruky. Intuitívne rozhranie umožní jednoducho naplánovať schôdzku – je pritom jedno, že vy ste v Bratislave a člen tímu v Šamoríne alebo Šanghaji – a vďaka vynikajúcemu prenosu obrazu a zvuku má rozhovor kvalitu osobného stretnutia vrátane emócií.

Možnosť zdieľať súbory, využívať digitálny flipchart či chat zase zaistí, že stretnutia budú interaktívne a obe strany sa k nim môžu kedykoľvek vrátiť a pokračovať, kde prestali. Takéto schôdzky môžu zostať medzi štyrmi očami, no je zároveň úplne jednoduché prizvať ďalšieho kolegu.

Luboš Koprda
Principal Consultant
Dimension Data Slovakia
Dimension Data
CISCO